Rosa back med arkivhandlingar

"Hej! Ber att få lämna in gamla föreningshandlingar från Furulunds Unga Örnar och vänföreningen. Hoppas det kan bli till någon glädje."

Lämna arkiv

Du, din förening eller ditt företag är en del av ett historiskt sammanhang. Samtidigt är du, din förening eller ditt företag unikt. Det är viktigt att kunna berätta om sin historia, liksom att hitta rätt information snabbt och enkelt.

Det finns inga lagar eller regler som styr att civilsamhällets handlingar tas tillvara men de är likväl en viktig del av vårt kulturarv. Det är därför upp till varje förening, organisation eller företag att själv se till att den egna verksamhetens historia räddas för eftervärlden. 
 

Vem kan lämna arkivhandlingar och hur går det till?

En verksam förening, organisation eller företag kan teckna medlemskap i Skånes Arkivförbund och deponera sina arkivhandlingar i vårt arkiv. Vid deposition kvarstår äganderätten till handlingarna hos den egna organisationen. Länk till mer information om medlemskap hos Skånes Arkivförbund

Handlingar kan också efter överenskommelse överlämnas som gåva om organisationen eller företaget har upphört eller saknar verksamhet. Vi eftersträvar dock att arkivmaterial deponeras till arkivet och att huvudmän/organisationer bör ta ansvar för bevarande av arkivmaterial från föregående verksamheter vid organisationsförändringar.

Vid varje leverans av arkivmaterial upprättas ett leveranskvitto där det utöver att det framgår från vem, vad och materialets omfattning också finns möjlighet för organisationen eller företaget att reglera hantering och vilka som kan få tillgång till handlingarna. Efter en tid får organisationen eller företaget också ta del av en upprättad arkivförteckning över materialet. Denna förteckning uppdateras sedan löpande vid hantering och inordning av tilläggsleveranser.  

Vid deposition av arkivmaterial utgår en hyllavgift som grundar sig på antal förvarade hyllmetrar. I hyllavgiften ingår arkivets ordnings- och förteckningsarbete samt åtgång av arkivvårdsmaterial. Hyllavgiften regleras av Skånes Arkivförbunds årsmöte och är för 2017: 175 kr/hyllmeter/år. Den första hyllmetern ingår som förmån i medlemsavgiften. Fakturering av hyllavgifter sker av oss i slutet av vart år. 

Om ni känner er osäkra på vilka handlingar som är värda att bevara går det bra att kontakta oss. Vi kan också göra ett besök hos er för genomgång av materialet på plats. Det finns också en enklare handledning som går att beställa från oss. 

Kontakta oss gärna om ni har frågor eller för planering av arkivleverans. 
 

Vad bör sparas?

Generellt bör alla handlingar som organisationen eller företaget själv producerat sparas, alla handlingar är lika viktiga, protokoll såväl som klubbtidningar och produktkataloger. Handlingarna berättar på olika sätt om organisationens verksamhet. Följande material är värdefullt att bevara: 

* Protokoll, mötes-, styrelse-, kommitté- och sektionsprotokoll, alla är lika viktiga 
* Verksamhets- och revisionsberättelser 
* Utgående skrivelser, rapporter och cirkulär 
* Medlemsmatriklar, medlemsförteckningar 
* Register av skilda slag, exempelvis inventarieförteckning 
* Inkomna skrivelser och korrespondens 
* Handlingar som rör olika ämnen och verksamheter som stadgar, fastighetshandlingar, personalhandlingar, jubileumshandlingar, historiker etc 
* Räkenskaper. Huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar. Om huvudräkenskaperna är bevarade och väl förda kan verifikationer gallras efter 7 år. 
* Statistik 
* Kartor och ritningar 
* Fotografier, film, video och ljudupptagningar 
* Eget tryck som jubileumsböcker, affischer, flygblad, program och medlemstidningar. 
* Föremål som fanor, standar, klubbtröjor och -nålar, insamlingsbössor etc.

Länk till hjälpreda och bevaranderåd i pdf