Medlemsmatrikel från 1920. Ur Skånes Arkivförbunds samlingar.
Skånes Arkivförbunds integritetspolicy
Skånes Arkivförbund behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR. I den här policyn beskrivs vad som gäller för personuppgiftshantering hos Skånes Arkivförbund och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som är medlem, förtroendevald, anställd, samarbetspartner, deltagare i förbundets olika aktiviteter och till dig som besöker Arkivförbundets webbplats.
Har du frågor rörande personuppgiftshanteringen är du välkommen att kontakta Skånes Arkivförbund.
Personuppgifter, personuppgiftshantering, rättslig grund och lagringstid
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. Med personuppgiftshantering menas alla sätt som personuppgifterna används, exempelvis insamling, registrering, justering, radering, lagring och läsning. Skånes Arkivförbund hanterar dina personuppgifter för att ge dig bra service och tjänster samt för att fullgöra Arkivförbundets avtal med dig. Om hanteringen av personuppgifter kräver samtycke kommer du ges möjlighet att lämna det innan hanteringen påbörjas. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke. Arkivförbundet samlar inte in mer uppgifter än nödvändigt för ändamålet.
Medlem
Som medlem i Skånes Arkivförbund hanterar Arkivförbundet de uppgifter som du själv lämnar såsom namn, organisationsnummer eller personnummer, postadress, faktureringsadress och korrespondensuppgifter. Arkivförbundet skapar ett medlemsnummer för att lättare identifiera dig eller din organisation i förbundets system.
Skånes Arkivförbund hanterar dina personuppgifter för att identifiera dig och för att administrera ditt medlemskap. Arkivförbundet hanterar dina personuppgifter med stöd av fullgörande av avtal.
Under ditt medlemskap sparas dina personuppgifter i Arkivförbundets IT-system, samt på papper i Arkivförbundets medlemsdokumentation och i Arkivförbundets pappersarkiv. Om du eller din organisation avslutar medlemskapet, tas informationen bort ur IT-systemet. Känsliga personuppgifter kommer då också att gallras, medan övrig information arkiveras i Arkivförbundets arkiv.
Rättslig grund: avtal med den registrerade.
Kommunikation med Arkivförbundet
När du besöker Skånes Arkivförbunds webbplats lagras cookies på din dator. Cookies är små filer som en webbplats skickar till en webbläsare för att hålla reda på om webbläsaren besökt webbplatsen tidigare. Detta görs då Arkivförbundet för statistik över vilka av våra hemsidor som används och hur länge besökarna använder dem. När du besöker Arkivförbundets webbplats kan du välja om du vill acceptera alla cookies sidan använder, eller bara de som är nödvändiga för att sidan ska fungera som avsett.
När du kommunicerar med Skånes Arkivförbund i telefonsamtal, e-post, via webbplats eller sociala medier hanterar förbundet de uppgifter du själv lämnar till oss, exempelvis namn och kontaktuppgifter.
Skånes Arkivförbund hanterar dina uppgifter för att hantera ditt ärende, svara på frågor och möta dina synpunkter. Arkivförbundet hanterar dina personuppgifter genom intresseavvägning för att hantera ditt ärende. Arkivförbundet sparar dina personuppgifter upp till ett år efter avslutat ärende för att kvalitetssäkra kommunikationen med Arkivförbundet. Därefter arkiveras informationen i Skånes Arkivförbunds arkiv om det har haft effekt på Arkivförbundets verksamhet.
Rättslig grund: intresseavvägning.
Deltagande i aktiviteter
I samband med aktiviteter, som exempelvis möten, arkivleveranser, nätverksträffar, kurser, konferenser, eller i samband med undersökningar, via telefon, e-post, webbplatsen eller sociala media hanterar Arkivförbundet de uppgifter som du lämnar.
Skånes Arkivförbund hanterar dina personuppgifter för att administrera arkivleveransen, aktiviteten eller undersökningen och för att ha möjlighet att återkoppla till dig, ge dig bra service, ta fram statistik samt hantera allergier eller specialkost i samband med måltid.
Skånes Arkivförbund hanterar dina personuppgifter genom intresseavvägning och med stöd av fullgörande av avtal. Om behandlingen av personuppgifter kräver ditt samtycke behöver du lämna det vid varje nytt tillfälle innan hanteringen av personuppgifter påbörjas. Arkivförbundet sparar dina personuppgifter i upp till 6 månader efter avslutad aktivitet, sedan gallras de känsliga personuppgifterna och den övriga informationen arkiveras i Arkivförbundets arkiv.
Rättslig grund: samtycke, intresseavvägning och avtal med den registrerade.
Förtroendevald
När du är förtroendevald inom Skånes Arkivförbund hanterar förbundet de personuppgifter du lämnar, såsom kontaktuppgifter, kontouppgifter för utbetalning av arvoden och ersättningar, för att administrera och fullgöra avtalet mellan Arkivförbundet och den förtroendevalda. Förbundet sparar dina uppgifter i Arkivförbundets IT-system under den tid du är förtroendevald, sedan arkiveras informationen i Arkivförbundets arkiv.
Rättslig grund: avtal med den registrerade.
Anställd
Vid rekryteringsprocesser sparas personuppgifter som du själv lämnat in i ett år. Detta för att Arkivförbundet ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänster. När du är anställd av Skånes Arkivförbund hanterar Arkivförbundet uppgifter som du själv lämnar men också kontouppgifter för utbetalning av lön och kontaktuppgifter till närmast anhörig.
Skånes Arkivförbund hanterar dina personuppgifter med stöd av fullgörande av avtal för att administrera din anställning. Förbundet sparar dina personuppgifter i Arkivförbundets IT-system under den tid du är anställd, sedan arkiveras informationen i Arkivförbundets arkiv.
Rättslig grund: avtal med den registrerade.
Skyldighet enligt lag
I vissa fall är Skånes Arkivförbund skyldig enligt lag att hantera dina personuppgifter. Ett sådant fall är fakturering, då information behandlas och lagras enligt bokföringslagen. Arkivförbundet sparar dina uppgifter under olika tidsperioder beroende på ärendets karaktär.
Om ärendet har fått avgörande effekter för Skånes Arkivförbunds verksamhet kan informationen arkiveras i Arkivförbundets arkiv.
Rättslig grund: rättslig förpliktelse.
Skånes Arkivförbund delar dina personuppgifter med andra
När det är nödvändigt för att erbjuda Skånes Arkivförbunds tjänster delar Arkivförbundet dina personuppgifter med parter som är personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är exempelvis ett företag, en konsult eller en förening som behandlar personuppgifterna för Arkivförbundets räkning. Ett exempel på personuppgiftsbiträde är företaget VISMA som tillhandahåller Arkivförbundets administrationsverktyg för lönehantering. Ett annat är redovisningsföretaget Anyo AB som genom avtal bistår Arkivförbundet vid bokslutsprocessen.
När dina personuppgifter delas med ett personuppgiftsbiträde sker det på samma lagliga grund som Arkivförbundet samlat in dina personuppgifter. Skånes Arkivförbund har skriftliga avtal med personuppgiftsbiträden för att garantera säkerheten för de personuppgifter som behandlas.
Skånes Arkivförbund säljer aldrig dina uppgifter till en tredje part.
Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter Skånes Arkivförbund har sparade om dig. Kontakta Arkivförbundet på info@skanearkiv.se för att få ett så kallat registerutdrag.
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Du har även rätt att komplettera med personuppgifter som behövs för ändamålet.
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade om uppgifter inte längre är nödvändiga för ändamålet av insamlingen, om du har återkallat ditt samtycke eller om dina personuppgifter har behandlats på ett olag-ligt sätt. Undantag från rätten till radering är bland annat för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskap-liga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.
Skånes Arkivförbund är personuppgiftsansvarig
Skånes Arkivförbund (org.nr: 846004-7783) ansvarar för behandlingen av personuppgifter som lämnas till Arkivförbundet. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta Arkivförbundet via e-post till info@skanearkiv.se, ringa till 073-051 08 16 eller skicka brev till Skånes Arkivförbund, Porfyrvägen 19, 224 78 Lund.